Privacystatement Scoutinggroep JJB
Scoutinggroep JJB verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.
In dit privacystatementgeven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scoutinggroep JJB via ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. Het privacystatement van Scouting Nederland is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.
Middels het inschrijfformulier registreren wij:
1.Voornaamen voorletters;
2.Achternaam en tussenvoegsel;
3.Adres;
4.Postcode, woonplaats en woonland;
5.(Mobiele) telefoonnummers;
6.E-mailadres;
7.Geslacht;
8.Geboortedatum;
9.Contactgegevens ouder(s)1; naam, telefoonnummer en , e-mailadres;
10.Contactgegevens ouder(s)2; naam, telefoonnummer en , e-mailadres;
11.Betaalgegevens: IBAN nummer en ten naam stelling bankrekening.
Gezondheidsformulieren
In zogenaamde “gezondheidsformulieren” verzamelen wij naast de persoonsgegevens ook de volgende gegevens:
1.Lidnummer Scouting Nederland;
2.Zwemvaardigheden en informatie welke zwemdiploma’s behaald zijn;
3.Naam verzekeringsmaatschappij en polisnummer Zorgverkering;
4.Nadere informatie over speciale zorg, medicijnen, allergieën en diëten;
5.Naam, adres en telefoonnummer huisarts;
6.Naam , adres en telefoonnummer tandarts.
Middels het formulier wordt toestemming gevraagd of het jeugdlid mag zwemmen, en wordt gevraagd of in geval van nood het jeugdlid zonder toestemming van de ouders/verzorgers mag worden opgenomen en worden behandeld in een ziekenhuis. Aanvullend kan (bij buitenlandse kampen) informatie over paspoort of identiteitskaart worden geregistreerd.
Verhuur
Van de huurders verzamelen wij naam, adres en telefoonnummer van de huurder en indien van toepassing naam, adres en telefoonnummer van de organisatie waarvoor zij huren.
Doeleinden
Voor welke doeleinden verwerken wijdezepersoonsgegevens? De leiding moet altijd in contactkunnen komen met zowel de jeugdleden als hun ouders.Het bestuur/penningmeester incasseert de contributie en verstuurt de contributienota’s aan de ouders en moet eveneens in contact kunnen komen met de ouders. Op onregelmatige basis worden daartoe ook nieuwsbrieven gestuurd.Tijdens kampen (zowel nationaal als internationaal) dient de leiding op de hoogte te zijn van relevante medische gegevens, bij buitenlandse kampen is ook info over pas/identiteitskaart nodig.
De verhuurder moet altijd contact kunnen opnemen met de huurders. De informatie van de huurders wordt bewaard door onze verhuurder.
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via inschrijfformulieren.De inschrijfformulierenworden door de secretaris bewaard. De ledenadministratie/secretaris (gegevensbeheerder) hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
Gezondheidsformulieren, activiteiten en kampen
Scoutinggroep JJB hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie qua gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit hard-copy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.
Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie, zoals allergieën of medicijngebruik. Scoutinggroep JJB mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden, middels het inschrijfformulier een doorlopende SEPA-machtiging in. Het inschrijfformulier wordt conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard door de secretaris en de machtigingsgegevens worden geregistreerd in het ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van Scoutinggroep JJB heeft inzicht in de financiële gegevens.
Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.
Met wie delen wij deze gegevens?
Bij deelname aan regionale activiteiten moeten wij een deelnemerslijst inleveren, met daarop de namen van de deelnemende scoutingleden. Ook sommige kampterreinen vragen deelnemerslijsten. De gegevens worden verder niet met derden gedeeld.
Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?
De ledenadministratie blijft staan in Scouts Online, na beëindiging van het lidmaatschap in de categorie “oud-lid”. Wij bewaren de inschrijfformulieren alleen zolang iemand actief lid is. De gezondheidsformulieren worden vernietigd na afloop van het kamp. De gegevens van de huurders bewaren we tot drie jaar na de huurdatum; daarna worden ze vernietigd. De foto’s blijven in de fotoalbums op internet staan.
Online media
Scoutinggroep JJB maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Op het inschrijfformulier dient aangegeven te worden of men de nieuwsbrief wenst te ontvangn en of het email adres van een lid gedeeld mag worden.
Beeldmateriaal
Scoutinggroep JJB maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scoutinggroep JJB en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Deze toestemming is altijd in te trekken.
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalekwordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Hoe kun je je persoonsgegevens opvragen, veranderen of wissen?
Je kunt je gegevens in Scouts Online altijd zelf inzien en aanpassen (via sol.scouting.nl). Natuurlijk mag je het ook altijd vragen aan de secretaris van onze scoutinggroep. Foto’s worden verwijderd als iemand daar een verzoek voor indient bij het bestuur of de webmasters.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Je kunt je gegevens in Scouts Online altijd zelf inzien en aanpassen (via sol.scouting.nl). Natuurlijk mag je het ook altijd vragen aan de secretaris van onze scoutinggroep. Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scoutinggroep JJB binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.
Heb je vragen?Mocht je verder nog vragen hebben, neem dan contact op met het bestuur via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.